Nei grandi eventi scientifici nazionali e internazionali, questo servizio riveste particolare importanza. Il programma scientifico di queste manifestazioni è infatti spesso incentrato su lavori, comunicazioni orali o poster, selezionati tra quelli inviati dai partecipanti che desiderano presentare i risultati della propria attività professionale in ambito congressuale. I testi selezionati possono essere anche pubblicati su siti o riviste di settore.
E' dunque fondamentale che tutto il
processo di raccolta e selezione dei lavori segua procedure della
massima efficacia sia quando si tratta di abstract che nei casi
in cui è richiesto l'invio di un extended abstract o di un vero e
proprio paper.
Noi mettiamo a disposizione dell'evento un sistema di
raccolta e valutazione dei lavori online che consente ai revisori di
accedere a sezioni a loro riservate dove prendere visione degli abstract/paper,
dare il proprio giudizio ed inserire commenti. Il sistema consente
all'autore di inviare lavori in diversi formati, selezionare topic di
riferimento. metodi di presentazione preferiti ed aggiungere
progressivamente file diversi (ad esempio, abstract in una prima fase e
paper in una seconda).
Molto accurata è anche la gestione dei rapporti con gli autori e con i revisori che ricevono tempestivamente note informative e aggiornamenti disponendo anche di un help desk telefonico ed elettronico per superare eventuali difficoltà tecniche.
Molto interessante è anche la gestione delle presentazioni in sede di evento soprattutto per i poster che possono seguire sia la più classica forma cartacea sia la più moderna versione elettronica con totem interattivi posizionati nelle aree comuni della sede congressuale. Tutti i lavori possono poi essere resi disponibili sul web o su app dedicata alla conferenza. Le presentazioni orali, oltre che nella forma residenziale, possono essere, con il nostro supporto tecnico, gestite anche da remoto o pre-registrate.
In ultimo,
negli anni abbiamo collaborato spesso con grandi case editrici
scientifiche internazionali, quali Springer od Elsevier, maturando
un'importante esperienza anche nella predisposizione dei lavori per la pubblicazione su riviste.
Frequente è
anche la realizzazione di atti in formato elettronico da fornire ai
partecipanti su USB personalizzate. In questo caso curiamo la creazione
grafica e l'architettura informatica del file generale che consente
un'ottimale navigazione tra tutti i lavori presenti nella raccolta. Gli
stessi lavori possono essere anche resi consultabili online su nostri
portali appositamente strutturati.
Anche in questo campo, seguiamo gli aspetti amministrativi, predisponendo e raccogliendo ad esempio le liberatorie degli autori per la pubblicazione del loro lavoro.