E’ il cuore del nostro sistema gestionale. Sia nella fase propedeutica che durante il congresso, supportiamo il comitato organizzatore pianificando e
monitorando tutte le attività necessarie a far funzionare la delicata macchina
organizzativa.
Tra i vari compiti, ricordiamo a titolo esemplificativo: il
contatto e la gestione logistica di relatori e ospiti, il ricevimento e il
trattamento informatizzato delle richieste di iscrizione, l’acquisizione sempre
per via elettronica di eventuali contributi scientifici, la programmazione e il
coordinamento di tutti i servizi tecnico-logistici (audiovisivi, allestimenti,
catering, trasporti, servizi grafici e tipografici, ecc), il servizio di
sportello informativo telefonico ed elettronico per tutti i partecipanti.
Particolare attenzione è riservata all’informatizzazione della gestione di segreteria. Attraverso il sito internet del congresso, si accede alle sezioni interattive che consentono al partecipante di iscriversi direttamente on line effettuando anche il pagamento con carta di credito, tramite il sistema GestPay di Banca Sella, oppure con bonifico bancario. Il portale di e-commerce si interfaccia con il sistema gestionale della segreteria così che tutti i dati ricevuti siano acquisiti ed elaborati automaticamente. Sempre on line è possibile anche ricevere, catalogare e - per eventuali referee - valutare e selezionare e abstract di comunicazioni inviate dai partecipanti.
In sede di evento, si potranno predisporre desk di accoglienza e accredito informatizzati con software gestionali per il rilascio di badge personali, certificati di presenza, voucher o pass per eventi collaterali. Il tutto sempre con elaborazione dei dati in tempo reale e, ove necessario, controllo dei flussi e delle presenze.
A questa assistenza a 360 gradi non sfugge, naturalmente, la contabilità e l’amministrazione. Se richiesto dal comitato organizzatore, nel quadro dell’incarico affidato e degli accordi contrattuali, possiamo farci carico della gestione contabile a partire dalla fatturazione attiva e passiva e di quella amministrativa, sollevando il comitato organizzatore da tali incombenze.
Nel corso della manifestazione, inoltre, curiamo ogni fase dell’accoglienza, organizzando le aree di accredito presso la sede congressuale e gli eventuali desk di benvenuto presso gli hotel; coordiniamo tutti i fornitori coinvolti, monitorandone la correttezza del servizio programmato. In pratica, seguiamo ogni fase della manifestazione sia negli aspetti prettamente congressuali che nelle attività conviviali, quali tour accompagnatori o serate.
Molto curata è anche la selezione del personale addetto all’assistenza durante il congresso. Hostess e steward, selezionati in base precisi requisiti di esperienza e professionalità, garantiscono cortesia ed efficienza. Un mix fondamentale per far sentire a proprio agio i partecipanti.
Nell’ambito della gestione logistica, oltre all’assistenza a relatori e ospiti, la segreteria si occupa anche delle prenotazioni alberghiere per i partecipanti. Da non trascurare, in questo ambito, l’importanza di rapporti consolidati con le maggiori catene alberghiere. Tale collaborazione continuativa consente frequentemente di ottenere condizioni economiche e policy di opzione, prenotazione e cancellazione delle camere particolarmente favorevoli per la manifestazione.
Naturalmente, tutta l’attività, sia in ufficio che in congresso, è svolta da personale in grado di operare in più lingue.