Servizi Tecnico Logistici

Analizziamo le possibili location sia per ospitare la parte congressuale dell’evento sia per i momenti conviviali. Ne consideriamo pregi e difetti valutando l’utilizzo nella prospettiva richiesta dalla manifestazione. Di molti centri congressi, abbiamo una conoscenza tecnica profonda, frutto di numerose manifestazioni ivi ospitate. Una conoscenza, che non si limita alle strutture e alle attrezzature, ma include anche le persone che operano nei centri stessi, con le quali vi è spesso una sintonia professionale che consente un elevato grado di efficacia/efficienza del lavoro, nonché una significativa flessibilità nell’affrontare imprevisti in corso d’opera.

Possiamo curare tutta l’immagine dell’evento e la sua applicazione sia in forma cartacea che elettronica. Dallo studio del logo istituzionale ad una completa linea grafica sino alla declinazione degli elementi identificativi dell’evento in tutti i suoi prodotti informativi e promozionali. Realizziamo, nei contenuti e nella veste cartografica, stampati classici quali programmi, locandine, inviti ma, parimenti, lavoriamo sulla realizzazione di prodotti multimediali, quali ad esempio, gli atti del congresso in formato elettronico .Attenzione è poi anche data all’immagine in sede di evento con grafica coordinata per segnaletica e cartellonistica.

In un evento, la componente promozionale e informativa è fondamentale. Noi forniamo il supporto operativo necessario sia per le attività promozionali tradizionali sia per la promozione e l’informazione sul web. La realizzazione di siti internet congressuali articolati ed esaustivi - completi ad esempio di modulistica elettronica per le iscrizioni e l’invio di eventuali abstract on line – è basilare. Il sito diventa un vero e proprio portale nel quale, grazie a opportuni e costanti aggiornamenti, i partecipanti possono seguire passo passo l’avanzamento dell’organizzazione e ricevere in tempo reale tutte le necessarie informazioni tecniche, logistiche e turistiche. In tale ottica, da segnalare anche la gestione informatizzata di newsletter elettroniche che consente di creare una rete informativa estesa e puntuale con costi ridotti. Parlando di promozione e informazione, da ricordare anche l’attività di ufficio stampa che, in collaborazione con partner specializzati, consente di offrire un servizio puntuale e affidabile di divulgazione dell’iniziativa attraverso le principali testate giornalistiche a livello locale e nazionale.

Attraverso fornitori specializzati da noi selezionati e coordinati, garantiamo copertura efficiente di ogni aspetto tecnico dell’evento. Dai servizi audiovisivi basilari  (videoproiezione, postazioni computer di sala, assistenza tecnica) a situazioni più articolate quali l’installazione di impianti di traduzione simultanea, trasmissioni in diretta streaming su internet o videoconferenze in collegamento con altre sedi, interventi live dalle sale operatorie. Allo stesso modo, sarà possibile fornire tutti i servizi e i materiali necessari all’allestimento tecnico e scenografico della sede: dagli arredi standistici alla cartellonistica sino alla segnaletica. Il tutto sempre nell’ambito di un progetto grafico coordinato che, oltre alla funzionalità del sistema, consenta un’adeguata personalizzazione della sede congressuale.

Collaboriamo alla pianificazione dei programmi sociali, offrendo consulenze per la selezione delle location, per l’accoglienza e per l’organizzazione dei servizi con particolare attenzione alla ristorazione. In tale ambito, proponiamo fornitori di grande affidabilità sia dal punto di vista qualitativo sia da quello organizzativo (soprattutto, nel catering la capacità logistica del fornitore è essenziale). Tutti i servizi di ristorazione nell’ambito dell’evento, siano essi presso la sede congressuale (coffee break, colazioni di lavoro a buffet in piedi o seduti) oppure in altre sedi (cene o cocktail), possono essere programmati e coordinati dalla nostra struttura, che si occupa anche di tutti gli aspetti logistici, quali i trasporti o il personale di assistenza presso le varie sedi.

L'assistenza logistica per relatori e partecipanti è uno dei servizi chiave soprattutto, ma non solo, nei grandi eventi. Gestiamo direttamente o tramite partner specializzati i servizi di biglietteria aerea e ferroviaria curando il contatto con gli ospiti passo dopo passo sino a completamento del servizio. Parimenti ci occupiamo delle prenotazioni alberghiere sia in forma personalizzata in caso di relatori ospiti sia mettendo a disposizione dei partecipanti un portale di booking online personalizzato per la conferenza presso il quale prenotare direttamente gli hotel selezionati per l'evento.